山西师范大学研究生教学秘书工作标准
2004年2月21日
研究生教学秘书是院（所）分管院长（所长）进行研究生教育管理的助手，主要负责院（所）研究生教育管理的日常工作。具体工作内容及标准为：
一、 研究生注册
1．新生入学前，到研究生处领取研究生新生名册（也可从电子信箱接收）。
2．每学期开学负责研究生注册，并于正式上课前一天下午5：00以前将注册汇总表电子文档发至研究生处办公室电子信箱。
3．负责教育硕士中期交流注册，交流结束后将注册汇总表和交流情况汇总表发至研究生处培养科电子信箱。
二、研究生课程管理
1．每学期结束前一个月将下一学期排课计划交研究生处培养科。
2．每学期结束前一周， 从培养科领取下学期研究生课表， 通知任课教师， 同时发放“山西师范大学研究生课程调整表”。
3．如有教师需要进行课程调整，及时提醒任课教师到研究生处办理相关手续。否则研究生处将对任课教师进行通报，并扣除相应课时工作量。
4．负责本院（所）研究生任课教师工作量的核实。
5．规范研究生课程考试试卷格式。
三、研究生成绩管理
1．研究生课程成绩管理分为两级管理：公共课成绩由研究生处管理，专业课成绩由院所管理。
2．成绩报告单的管理：课程成绩报告单一式三份，院所留存一份，研究生处留存一份，任课老师留存一份。
3．成绩报告单送交方式：公共课成绩由任课教师填写成绩报告单，将试卷和成绩报告单直接送交研究生处，研究生处按专业将研究生成绩报告单分发各院所；教学秘书督促专业课任课教师送交成绩报告单,然后再送交研究生处。
4．成绩报告单送交时间：教学秘书应在任课教师授课结束后，督促任课教师报送成绩，及时将成绩记入“研究生成绩报告单”。研究生第一学期的成绩报告单必须于第二学期第一个月内送交研究生处。如不能及时上交，将不予审核代课教师当年工作量。
5．研究生二年级第二学期的课程应在6月15日前将成绩报告单催交、收回，并送研究生处。
6．试卷管理：公共课试卷由研究生处管理、专业课试卷由院所管理，试卷暂定为永久保留。
四、统招研究生中期考核
1．考核时间：第四学期末（6月份）
2．考核工作程序：
（1）以院（所）为单位组成中期考核小组负责具体实施。考核小组成员一般为5-7人，小组成员及组长名单需报研究生处备案，每年5月30日前交回培养科。
（2）教学秘书从研究生处领取“山西师范大学研究生中期考核自评表”、“山西师范大学研究生中期考核评定表”及“山西师范大学研究生中期考核汇总表”。参加考核的研究生需提交能反映本人入学以来科研水平的全部成果，以及其他学习相关材料，交指导教师审核。
（3）研究生向考核小组汇报后，导师向考核小组就研究生的德、智、体等方面情况作补充说明。
（4）考核小组听取汇报后，对被考核研究生进行必要的提问，根据研究生的思想品德、政治表现、学习成绩、科研工作能力和论文进展状况进行综合评定，并在考核登记表上逐项进行评定，提出综合评定意见。
（5）填报“山西师范大学研究生中期考核汇总表”（院所统一按专业填报）及考核工作小结（考核等级分布情况，考核通过率，未通过学生情况说明，考核中发现的问题），经院(所)领导审核后，于7月初送交研究生处。
五、学位论文评审
1．统招研究生学位论文评审
（1）于4月初将各专业拟聘请评阅学位论文的外审专家名单和被抽取参加双盲评审的学位论文报送研究生处，并领取外聘专家聘书。
（2）于5月15日前接收外审专家的 “学位论文评议书” 并汇总评审结果填表 “XXXX 届毕业研究生学位论文评审结果表”。
2．教育硕士学位论文评审
（1）3月中旬将各指导教师对指导的教育硕士的学位论文评语收回（一式两份）。
（2）学院导师组对教育硕士的学位论文进行质量评定和形式审查，并填写“教育硕士论文导师组评定表”，教学秘书根据“教育硕士论文导师组评定表”汇总导师组的评审意见，填写“教育硕士专业学位论文质量（合格）情况表（二）”和“教育硕士专业学位论文质量（不合格或末完成）情况表（三）”后，并将上述“合格情况表（二）”和“不合格或末完成情况表（三）”的电子文档发至研究生处学位办，同时将分管院长签字的打印稿、评审合格的学位论文3份（论文格式要符合双盲评审的要求）和“教育硕士论文导师组评定表”，于3月下旬交研究生处学位办（供校级评审用）。
（3）将本专业方向拟聘请评阅学位论文的外审专家库4月上旬发至研究生处学位办，并领取外聘专家聘书。
（4）5月下旬接收专家的 “学位论文评议书” 并汇总评审结果，填写“教育硕士学位论文专家评审结果及答辩意见表”，电子文档发至研究生处学位办，同时将分管院长签字的打印稿交研究生处学位办。
六、论文答辩
1．答辩前将各专业的“学位论文评议书”和“答辩安排表”报研究生处，领取有关答辩材料（答辩通知、答辩程序、表决票、答辩主席聘书和答辩宣传用的海报纸）。
2．组织填写 “山西师范大学研究生 （教育硕士专业学位研究生） 毕业及硕士学位申请书”， 其中“申请人基本情况”、“学位论文情况”和“答辩申请书”由研究生本人填写；“课程学习及研究性实践活动成绩表”由研究生处填写；“学位论文评语”由指导教师填写；“答辩委员会名单”和“答辩情况表”由答辩秘书填写。
七、学位申请
1．将统招生的 “山西师范大学研究生毕业及硕士学位申请书”和教育硕士的“山西师范大学教育硕士专业学位研究生硕士学位申请书”（各2份）、答辩表决票和学位论文（2份）按研究生学号顺序于答辩结束后两天内交研究生处学位办。
2．将“拟授予学位研究生情况表”以电子文档于答辩结束后两天内发至研究生处学位办。
八、建立研究生培养工作档案
1．有关研究生培养工作规定（书面）
2．硕士专业培养方案（书面和电子文档）
3．研究生个人培养计划（书面和电子文档）
（1）制定统招研究生个人培养计划。入学第二周从研究生处领取“研究生个人培养计划表”（也可通知各硕士点从网上下载），组织各硕士点制定研究生个人培养计划（一式四份，研究生处、学院（所）、导师、研究生个人各一份），于第四周交回研究生处培养科。
（2）制定教育硕士个人培养计划（一式三份，研究生处、学院、教育硕士个人各一份）。入学第二周从研究生处领取“教育硕士个人培养计划表”（也可从电子信箱接收），于第四周交研究生处培养科。
4．“山西师范大学研究生中期考核评定表”及“山西师范大学研究生中期考核汇总表”（书面和电子文档）。
5．“研究生学位论文评审结果表”（书面和电子文档）。
6．教育硕士论文导师组评定表。（书面）
7．教育硕士学位论文质量情况表（表二、表三书面和电子文档）。
8．学位论文外审专家库（书面和EXCELL）。
9．研究生培养质量跟踪信息库建立。
10．硕士专业评估档案。
九、工作档案分类
1．研究生注册
2．教育硕士培养计划
3．研究生培养计划
4．中期交流、论文评审、专家库
5．中期考核
6．研究生学位论文评审、专家库
7．培养质量跟踪信息
8．成绩报告单
十、建立研究生个人学业档案
1．关于“山西师范大学研究生毕业及硕士学位申请书”有关内容的建档说明
（1）“申请人基本情况”由研究生本人用钢笔在答辩前填写。
（2）“成绩表”由研究生处统一填写，在答辩前转到各教学秘书处。
（3）“毕业（学位）论文开题报告”于研究生论文开题结束后收回。
（4）“教学实践评语表”于教学实践结束后收回。
（5）“调查与实践评语表”于实践结束后收回。
（6）“毕业学位论文评语” 由研究生导师在学位论送审前负责填写，教学秘书负责即时收回并复印一份。
（7）“答辩申请书” 由研究生在提交学位论文时填写其中姓名、专业、指导教师姓名、论文题目和申请答辩时间（时间只填年月）栏，教学秘书填写论文评审栏。
（8）“毕业（学位）论文评议书”由外聘专家评审论文时填写，教学秘书负责接收并复印一份。
（9）“答辩委员会名单” 由答辩秘书填写有关内容，经院（所）签署意见后，到研究生处办理有关答辩手续。
（10）“业务鉴定表”由指导教师在答辩前填写，教学秘书负责即时收回并复印一份。
（11）“答辩情况表”由答辩秘书在答辩过程中填写（一式两份，一份可以复印），答辩结束后及时交教学秘书。
（12）“研究生毕业意见及学位授予”由研究生处填写。
（13）“申请书”一式两份，一份原件，另一份可以复印。答辩结束后两天内教学秘书将每份“申请书”按照目录表顺序排好，并按学生学号将原件和复印件分别排序后交研究生处学位办。
2．关于“山西师范大学教育硕士学位申请书”有关内容的建档说明
（1）“申请人基本情况”由研究生本人用钢笔在答辩前填写。
（2）“成绩表”由研究生处统一填写，在答辩前转到各教学秘书处。
（3）“学位论文情况”于研究生提交学位论文时收回。
（4）“学位论文评语” 由研究生导师在学位论送审前负责填写，教学秘书负责即时收回并复印一份。
（5）“答辩申请书” 由研究生在提交学位论文时填写其中姓名、专业、论文指导教师姓名、论文题目和申请答辩时间（时间只填年月）栏；自评专家组意见由研究生处填写(领取外聘专家聘书时填写)；外审情况栏由教学秘书填写。
（6）“学位论文评议书”由外聘专家评审论文时填写，教学秘书负责接收并复印一份。
（7）“答辩委员会名单” 由答辩秘书填写有关内容，经院（所）签署意见后，到研究生处办理有关答辩手续。
（8）“答辩情况表”由答辩秘书在答辩过程中填写（一式两份，一份可以复印），答辩结束后及时交教学秘书。
（9）“教育硕士学位授予”由研究生处填写。
（10）“申请书”一式两份，一份原件，另一份可以复印。答辩结束后两天内教学秘书将每份“申请书”按照目录表顺序排好，并按学生学号将原件和复印件分别排序后交研究生处学位办。
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